Om het samenwerken in vrijwilligersverband soepel te laten verlopen, is het van belang dat een aantal gedragsregels wordt nageleefd. De gedragsregels zijn, in aanvulling op wat in de vrijwilligersovereenkomst is vastgelegd, geldig voor elke vrijwilliger.

Een aantal vrijwilligers is bij de organisatie betrokken als “freelance vrijwilliger”. Voor hen gelden in beginsel dezelfde regels als voor de overige vrijwilligers, met uitzondering van het feit dat zij niet altijd aan een specifieke groep zijn toegewezen of geacht worden bij enige vergadering aanwezig te zijn (onderwerp “organisatie”, punt 1 en 3).

Samenwerking

• Afspraak is afspraak. In wederzijds overleg tot stand gekomen afspraken moeten stipt worden nagekomen. Een vrijwilliger mag afspraken afzeggen, indien hij tijdig voor een vervanger heeft gezorgd of zich tijdig bij de projectleiding en / of het bestuur heeft afgemeld in verband met een dringende reden.
• Indien noodzakelijk kan het bestuur van de stichting besluiten dat de stichting geen gebruik meer maakt van de diensten van een vrijwilliger. Redenen hiervoor kunnen zijn nalatig gedrag of gedrag dat strijdig is met de belangen van de stichting.
• Bij vragen, problemen of conflicten kan elke vrijwilliger zich richten tot de Coördinator Vrijwilligers. De Coördinator Vrijwilligers opereert onafhankelijk van het bestuur en vervult een informerende, begeleidende en waar nodig bemiddelende rol.

Organisatie

• De organisatie bestaat uit een bestuur, projectmedewerkers (projectleiders en techneuten), communicatiemedewerkers en een aantal stafmedewerkers met specifieke taken. Elke vrijwilliger wordt bij aanvang van de samenwerking door het bestuur aan één van deze groepen toegewezen.
• Het bestuur kan, indien zij dit nodig acht, vrijwilligers, groepen vrijwilligers of commissies met specifieke taken instellen.
• Elke vrijwilliger wordt geacht bij de voor hem georganiseerde vergaderingen aanwezig te zijn. Als de vrijwilliger om een dringende reden niet aanwezig kan zijn, dient hij zich af te melden bij de voorzitter van de vergadering.

Vergoeding

• De vrijwilliger ontvangt geen vergoeding voor de geleverde diensten. Gemaakte werkelijke (reis)kosten worden, indien mogelijk, door de stichting vergoed. Vergoeding is alleen mogelijk als de stichting over voldoende eigen vermogen beschikt óf als de klant voor een bepaalde klus bereid is de (reis)kosten voor zijn rekening te nemen. De vrijwilliger kan een onkostenformulier indien bij het bestuur of maakt hierover schriftelijke afspraken met de klant. Het bestuur doet haar uiterste best de gemaakte onkosten te vergoeden.
• Eventuele vergoedingen van klanten aan de vrijwilliger die een directe contante waarde vertegenwoordigen zoals contant geld, geschenkbonnen etc., anders dan de hiervoor genoemde (reis)kosten, dienen te worden afgestaan aan de stichting. Deze gelden worden door de stichting ten bate van alle vrijwilligers aangewend.

Projectuitvoering

• Projectaanvragen worden beoordeeld door de Coördinator Projecten en daarna voorgelegd aan het bestuur. Het bestuur accordeert de aanvragen, waarna de Coördinator Projecten de aanvragen voorlegt aan de projectmedewerkers.
• Projecten worden alleen uitgevoerd als de potentiële klant voldoet aan de statutaire voorwaarden (non-profit organisatie met een maatschappelijk doel), de stichting de benodigde kennis in huis heeft en er capaciteit beschikbaar is.
• Tussen de stichting en de klant wordt een contract gesloten. Zonder ondertekend contract zal de stichting het project niet starten. Het tekenen van het contract is de verantwoordelijkheid van de algemeen projectleider.
• Projecten worden uitgevoerd door projectmedewerkers (projectleiders en techneuten). Projectmedewerkers worden aangestuurd door de Coördinator Projecten; projecten wordt uitgevoerd onder leiding van een algemeen projectleider en een technisch projectleider.
• De algemeen en technisch projectleider begeleiden het met de klant afgesproken traject en zetten eventueel overige vrijwilligers in. Vrijwilligers worden alleen in overleg en naar beschikbaarheid ingezet: een vrijwilliger is nooit verplicht een project uit te voeren.

Definities

• Dringende reden = Ziekte of persoonlijke omstandigheden
• Projectleider, algemeen = De persoon die het project op basis van een volmacht van het bestuur leidt
• Projectleider, technisch = De persoon die de technische leiding over een project heeft
• Stichting = ICT4FREE
• Vrijwilliger = hij of zij die als vrijwilliger werk verricht voor ICT4FREE en daartoe een vrijwilligersovereenkomst heeft getekend